Datenschutzerklärung gemäß § 6 des Auftragsschreibens

Datenschutzhinweise nach Art. 13, 14 DSGVO

Stand: Juli 2026 (erstellt unter Berücksichtigung des BStBK/DStV-Musters, Stand September 2023)

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie als Mandant/in sowie als von uns im Rahmen eines Mandats verarbeitete Person (z. B. als Arbeitnehmer/in eines Mandanten) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die MW Steuerberatung GbR und über Ihre Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum dieser Website entnehmen.

2. Datenschutzbeauftragter

Die MW Steuerberatung GbR ist derzeit nicht gesetzlich verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen (§ 38 BDSG), und hat hiervon auch nicht freiwillig Gebrauch gemacht. Für Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an die unter Ziff. 1 genannte Anschrift.

3. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken und auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Verarbeitungszweck
• Rechtsgrundlage

Durchführung des Steuerberatungsmandats (Buchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Erstellung von Steuererklärungen und Jahresabschlüssen, steuerliche und betriebswirtschaftliche Beratung)

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Erfüllung steuer- und berufsrechtlicher Pflichten (u. a. nach AO, StBerG, HGB, EStG)

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Erfüllung der Sorgfalts- und Identifizierungspflichten nach dem Geldwäschegesetz (GwG)

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. GwG

Kommunikation über elektronische Kanäle (E-Mail, Mandantenportal, Cloud-Anwendungen gemäß Anhang A)

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, ergänzend lit. a DSGVO

Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere Mitwirkung im Versicherungsfall der Berufshaftpflichtversicherung, Rechtsverteidigung, Qualitätssicherung/Zertifizierung der Kanzlei

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Verarbeitung von Angaben zur Religionszugehörigkeit (Kirchensteuer) oder zu Krankheitszeiten im Rahmen der Lohn- und Gehaltsbuchführung

Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. den einschlägigen sozial- und steuerrechtlichen Vorschriften

4. Kategorien personenbezogener Daten

• Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Steuer-Identifikationsnummer, Kontaktdaten)
• Vertrags- und Mandatsdaten
• Finanz- und Buchhaltungsdaten, Daten zu Einkünften, Vermögen und Verbindlichkeiten
• im Rahmen der Lohn- und Gehaltsbuchführung: Daten der Arbeitnehmer des Mandanten, u. a. Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung, ggf. Angaben zur Religionszugehörigkeit oder zu Krankheitszeiten
• Identifizierungsdaten nach dem Geldwäschegesetz (Ausweisdaten, Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten)
• Kommunikationsdaten (E-Mail-Verkehr, Dokumente im Rahmen der digitalen Mandatsbearbeitung gemäß Anhang A unserer AGB)
• ergänzend: weitere für die jeweilige Mandatsausführung im Einzelfall erforderliche Informationen

5. Herkunft der Daten

Wir erhalten die Daten grundsätzlich direkt von Ihnen bzw. von dem Mandanten, der Sie als Arbeitnehmer, Vertragspartner oder in sonstiger Funktion benennt. Ergänzend können Daten von Behörden (z. B. Finanzamt, Sozialversicherungsträger) oder sonstigen Dritten (z. B. Banken, Versicherungen) verarbeitet werden, soweit dies für die Durchführung des Mandats erforderlich ist.

6. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern

• Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger und sonstige Behörden, soweit dies zur Erfüllung des Mandats erforderlich ist
• IT-Dienstleister und Auftragsverarbeiter, insbesondere DATEV eG sowie Microsoft (Microsoft 365), gemäß den Regelungen in Anhang A „Digitale Mandatsbearbeitung, DATEV- und Cloud-Nutzung" zu unseren AGB; mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
• die Berufshaftpflichtversicherung der Kanzlei, soweit dies zur Erfüllung der Mitwirkungspflichten im Versicherungsfall erforderlich ist
• weitere Berufsträger (z. B. andere Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte), sofern deren Beteiligung gesondert beauftragt wurde
• Bundesanzeiger Verlag GmbH, soweit die Offenlegung von Jahresabschlüssen beauftragt ist
• Entsorgungsfirmen, soweit dies für die Vernichtung von Unterlagen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erforderlich ist, und sofern diese als mitwirkende Personen auf die Wahrung unserer Berufsgeheimnisse gem. § 203 Abs. 3 StGB verpflichtet sind
• je nach Auftrag weitere Empfänger, die wir mit Ihnen abstimmen

7. Übermittlung in Drittländer

Im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 (siehe Anhang A) kann es zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft-Konzerngesellschaften außerhalb der EU/des EWR, insbesondere in den USA, kommen. Diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) bzw., soweit dieser im Einzelfall nicht greift, auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) sowie ergänzender technischer und organisatorischer Maßnahmen. Eine Kopie der jeweiligen Garantien kann bei uns angefordert werden.

Eine darüber hinausgehende Übermittlung personenbezogener Daten in sonstige Drittstaaten (Staaten außerhalb der EU/des EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Mandatsvertrages erforderlich ist, Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist; wir stellen in diesen Fällen sicher, dass die Voraussetzungen der Art. 44 bis 49 DSGVO eingehalten werden.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder wie wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Insbesondere gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

• Handakten gemäß § 66 Abs. 1 StBerG: 10 Jahre nach Beendigung des Auftrags
• Buchführungs- und Belegunterlagen gemäß § 257 HGB, § 147 AO: 6 bzw. 10 Jahre
• Identifizierungsdaten nach dem Geldwäschegesetz gemäß § 8 Abs. 4 GwG: 5 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung

Für personenbezogene Daten, die keiner der vorstehend genannten Fristen unterfallen, speichern wir die Daten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, in der Regel 10 Jahre zuzüglich einer Karenzzeit von weiteren 5 Jahren, um Fälle einer möglichen Ablaufhemmung (z. B. durch laufende Verfahren) zu erfassen. Nach Ablauf von 15 Jahren prüfen wir, ob Gründe für eine weitere Aufbewahrung vorliegen.

Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht oder vernichtet, sofern keine weitere gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der für die Durchführung des Mandats erforderlichen Daten ist sowohl vertraglich als auch gesetzlich (u. a. nach dem GwG) erforderlich. Ohne diese Daten können wir das Mandat nicht oder nicht vollständig durchführen.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

11. Ihre Rechte

Ihnen stehen im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten die folgenden Rechte zu:

• Recht
• Norm
• Kurzbeschreibung

Auskunft

Art. 15 DSGVO

Sie können Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten Daten verlangen.

Berichtigung

Art. 16 DSGVO

Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.

Löschung

Art. 17 DSGVO

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Einschränkung der Verarbeitung

Art. 18 DSGVO

Sie können in bestimmten Fällen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Datenübertragbarkeit

Art. 20 DSGVO

Sie können die Übertragung der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen Format verlangen.

Widerspruch

Art. 21 DSGVO

Sie können der auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützten Verarbeitung aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Widerruf einer Einwilligung

Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung der vorstehenden Rechte, insbesondere des Widerspruchsrechts, genügt eine formlose Mitteilung an uns, z. B. per E-Mail an [E-Mail-Adresse einfügen], mit der Angabe, welches Recht Sie ausüben möchten bzw. welcher Verarbeitung Sie widersprechen.

12. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten gegen die DSGVO verstößt. Die Beschwerde kann insbesondere bei der Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes eingelegt werden. Am Sitz unserer Kanzlei ist folgende Aufsichtsbehörde zuständig:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: +49 511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

13. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir passen diese Datenschutzhinweise an, soweit dies aufgrund einer geänderten Rechtslage, geänderter Verarbeitungstätigkeiten oder aus anderen Gründen erforderlich wird.